มาตรฐานการปฏิบัติงานของเรา : SOP and WI

SOP: Standard Operating Procedure หรือ มาตรฐานการปฏิบัติงาน คือ เอกสารที่กำหนดกระบวนหรือขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานสำหรับงานใดงานหนึ่ง เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานอย่างครบถ้วน และเป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับพนักงานทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่างานนั้นจะดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ สม่ำเสมอ ทำได้ตรงตามมาตรฐาน และมีความปลอดภัย

WI: Work Instruction หรือ คำแนะนำและขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือ เอกสารที่อธิบายขั้นตอนการทำงานที่ละเอียดและเฉพาะเจาะจงสำหรับงานย่อย ๆ WI มักใช้สำหรับงานที่เป็นส่วนหนึ่งของ SOP

ประโยชน์ของ SOP และ WI

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: SOP และ WI ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ขั้นตอนใหม่ๆ
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: SOP และ WI ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ขั้นตอนใหม่ๆ
• ลดข้อผิดพลาด: SOP และ WI ช่วยลดความเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาด เพราะพนักงานทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกัน
• สร้างมาตรฐานการบริการ: SOP และ WI ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าทุกคนจะได้รับบริการที่มีคุณภาพมาตรฐานเดียวกัน
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: การให้บริการที่มีคุณภาพและมาตรฐานจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• ลดต้นทุน: SOP และ WI ช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ และช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากข้อผิดพลาด

SOP (Standard Operating Procedure) การติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ POS และระบบ e-Cash Card

วัตถุประสงค์
เพื่อกำหนดขั้นตอนและแนวทางในการติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของระบบ ให้เสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามมาตรฐาน

ขอบเขต
ครอบคลุมการติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของระบบในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การตรวจสอบอุปกรณ์ การติดตั้ง การทดสอบ การฝึกอบรมผู้ใช้งาน จนถึงการตรวจสอบความพร้อมใช้งาน

บทบาทและความรับผิดชอบ

1. ผู้จัดการโครงการ: กำกับดูแลการติดตั้งทั้งหมดและประสานงานกับทีมงาน
   
2. ช่างเทคนิค: ทำการติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ โดยปฏิบัติตาม SOP และ WI อย่างเคร่งครัด
3. เจ้าหน้าที่ IT: สนับสนุนด้านเทคนิคและตั้งค่าระบบเครือข่ายและทดสอบระบบ
4. ผู้ดูแลระบบ: ทดสอบระบบตามข้อกำหนดและความต้องการทางธุรกิจที่ได้ตกลงไว้

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. การรับข้อกำหนดและการเตรียมการ

• ผู้จัดการโครงการจะประชุมกับผู้ใช้งานและผู้ดูแลระบบเพื่อรับทราบความต้องการและข้อกำหนดของระบบ POS
• ผู้ใช้จะต้องระบุฟังก์ชันการทำงานที่ต้องการ รายงาน และการใช้งานรวมเข้ากับระบบอื่นๆ
• วิศวกรระบบเข้าตรวจสอบระบบเครือข่ายและไฟฟ้าให้เป็นไปตามมาตรฐานตามหลักวิศวะกรรม
• จัดทำ Installation Check List เพื่อใช้ตรวจสอบรายชื่ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการติดตั้ง
• จำลองการติดตั้งเครื่องพร้อมอุปกรณ์เพื่อทดสอบการทำงานทั้งระบบก่อนติดตั้งจริงและเปิดเครื่องให้ทำงานเป็นเวลา 2 วัน
• ยืนยันการจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งให้พร้อมด้วยรูปภาพหรือคลิปวิดีโอ
  
  

2. การติดตั้งฮาร์ดแวร์

• วางตำแหน่งเครื่อง POS & Cash Card ในจุดที่กำหนด
• ติดตั้งเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เครื่องอ่านบาร์โค้ด และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ
• เชื่อมต่ออุปกรณ์กับระบบเครือข่ายและไฟฟ้าที่ได้มาตรฐานตามหลักวิศวะกรรม
  
  

3. การติดตั้งซอฟต์แวร์

• ติดตั้งระบบปฏิบัติการที่จำเป็น (ถ้ายังไม่ได้ติดตั้ง)
• ติดตั้งซอฟต์แวร์ POS & Cash Card ตามที่กำหนด
• ตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้ตรงกับการใช้งานของร้านค้า
  
  

4. การทดสอบระบบและตรวจสอบหลังการติดตั้ง

• ทดสอบการทำงานของฮาร์ดแวร์ทุกชิ้น
• ตรวจสอบความพร้อมใช้งานของทุกจุด
• ทดสอบการทำงานของซอฟต์แวร์ POS & Cash Card
• ทดสอบการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลและระบบเครือข่าย
• ทดสอบและตรวจสอบการทำงานของระบบเป็นระยะเวลา 1 วันหลังการติดตั้ง
• จัดทำรายงานสรุปผลการติดตั้งและปัญหาที่พบ (ถ้ามี)

   

5. การฝึกอบรมและส่งมอบงาน

   • ฝึกอบรมผู้ใช้งานเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบ POS
   • ส่งมอบเอกสารการติดตั้งและคู่มือการใช้งานให้กับผู้รับผิดชอบ
     
     

WI (Work Instruction) การติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ POS & Cash Card

เครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็น

• เครื่อง POS
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
• เครื่องอ่านบาร์โค้ด
• อุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ
• สายไฟและสายแลน
• ซอฟต์แวร์ POS & Cash Card และระบบปฏิบัติการที่จำเป็น

ขั้นตอนการติดตั้ง

1. การเตรียมการ
   1.1 ตรวจสอบรายการอุปกรณ์ทั้งหมดตามที่กำหนดในแผนการติดตั้ง
   1.2 จัดเตรียมพื้นที่ทำงานให้สะอาดและพร้อมใช้งาน
2. การติดตั้งฮาร์ดแวร์
   2.1 วางเครื่อง POS ในตำแหน่งที่กำหนด
   2.2 ติดตั้งเครื่องพิมพ์ใบเสร็จและเชื่อมต่อกับเครื่อง POS
   2.3 ติดตั้งเครื่องอ่านบาร์โค้ดและเชื่อมต่อกับเครื่อง POS
   2.4 เชื่อมต่ออุปกรณ์ทั้งหมดกับระบบไฟฟ้าและเครือข่าย
3. การติดตั้งซอฟต์แวร์
   3.1 เปิดเครื่อง POS และตรวจสอบระบบปฏิบัติการ (หากยังไม่ได้ติดตั้ง ให้ติดตั้งตามขั้นตอน)
   3.2 ติดตั้งซอฟต์แวร์ POS โดยปฏิบัติตามคู่มือการติดตั้งของผู้ผลิต
   3.3 ทำการอัปเดตซอฟต์แวร์ให้เป็นรุ่นล่าสุด
   3.4 ใส่ข้อมูลและตั้งค่าตามความต้องการของธุรกิจ
   3.5 ตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้ตรงกับการใช้งานของร้านค้า เช่น รายการสินค้า ราคา การเชื่อมต่อฐานข้อมูล ฯลฯ
4. การทดสอบระบบ
   4.1 เปิดเครื่อง POS และตรวจสอบการทำงานของฮาร์ดแวร์ทุกชิ้น
   4.2 ทดสอบการทำงานของซอฟต์แวร์ด้วยการทำรายการขายทดสอบ
   4.3 ตรวจสอบการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลและระบบเครือข่าย
5. การตรวจสอบและรายงาน
   5.1 ตรวจสอบความพร้อมใช้งานของทุกจุด
   5.2 รายงานผลการติดตั้งและปัญหาที่พบให้กับผู้จัดการโครงการ
   5.3 สรุปงานและส่งมอบให้กับผู้จัดการโครงการ
6. การฝึกอบรมพนักงาน
   6.1 อบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้งานฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ POS
   6.2 สอนวิธีการขายสินค้า
   6.3 ให้คำแนะนำในการแก้ปัญหาเบื้องต้นที่อาจเกิดขึ้น

ระยะเวลา

ระยะเวลาที่คาดการณ์ไว้สำหรับการดำเนินงานของแต่ละโครงการ

• สัปดาห์ที่ 1: การรับข้อกำหนดและการออกแบบระบบ
• สัปดาห์ที่ 2: การจัดเตรียมฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
• สัปดาห์ที่ 3: การติดตั้งระบบ POS & Cash Card
• สัปดาห์ที่ 4: การทดสอบระบบและการฝึกอบรมผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ

ความเสี่ยง

ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นสำหรับโครงการนี้ ได้แก่:

• ผู้ใช้ไม่สามารถระบุความต้องการและข้อกำหนดได้อย่างชัดเจน

เอกสารประกอบ

• คู่มือการใช้งานฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ POS
• แผนผังระบบเครือข่ายและระบบไฟ
• รายชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่าน
• Installation Check List

การปฏิบัติตาม SOP และ WI ที่กำหนดจะช่วยให้การติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบ POS และระบบ Cash Card ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ได้ตรงตามมาตรฐาน มีความปลอดภัย และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้